Termini e Condizioni

Titolare del servizio: BitBoss S.r.l., Corso Castelfidardo 30/A, 10128 Torino, P.IVA IT11921690019.

1. Premessa e accettazione

Questi Termini regolano l'uso di Zot. Il servizio è riservato a soggetti titolari di partita IVA e a persone giuridiche: Zot non è un servizio destinato ai consumatori privati.

La registrazione comporta l'accettazione dei presenti Termini, della Privacy Policy (usazot.it/privacy-policy) e dell'Accordo sul trattamento dei dati (DPA, usazot.it/dpa). Le modifiche possono essere apportate con un preavviso minimo di 15 giorni; chi non le accetta può recedere.

2. Descrizione del Servizio

Zot è un canale accreditato che permette di trasmettere e ricevere fatture elettroniche verso il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate e, in opzione, di conservarle a norma di legge. Il servizio è pensato per imprese, professionisti e software house che lo integrano nei propri sistemi tramite API.

La correttezza del contenuto fiscale delle fatture resta dell'utente: Zot trasmette e conserva i documenti, non ne verifica né corregge il contenuto.

3. Registrazione e account

L'utente fornisce dati veritieri e aggiornati e custodisce le proprie credenziali. L'account è personale: è vietato cederlo, condividerlo o trasferirlo a terzi.

Il servizio si usa inizialmente in Sandbox, dove le fatture di prova non raggiungono lo SdI. Per passare a Live e trasmettere fatture reali occorre acquistare almeno un pacchetto di crediti. Dopo il primo acquisto il Dominio resta in modalità Live anche quando i crediti si esauriscono; l'invio e la ricezione seguono in quel caso l'art. 5.

Prova in Sandbox. La Sandbox è fornita a scopo di valutazione del servizio, senza garanzie di disponibilità né livelli di servizio. I dati inseriti in Sandbox devono essere esclusivamente dati di prova: è vietato inserire dati personali reali o documenti reali. L'utente è l'unico responsabile dei dati che inserisce in Sandbox e, se vi inserisce dati reali in violazione di questo divieto, risponde in via esclusiva delle conseguenze e tiene indenne BitBoss da ogni pretesa di terzi o delle autorità. I dati di prova possono essere cancellati al termine della valutazione o in qualsiasi momento su richiesta dell'utente. Il passaggio a Live, con l'invio di fatture reali allo SdI, richiede l'acquisto di un pacchetto di crediti.

4. Modello economico: crediti prepagati

Zot funziona con crediti prepagati: l'utente acquista pacchetti di crediti e da questi si scala il consumo del servizio. Non ci sono canoni fissi e, per il solo transito, nessun rinnovo obbligatorio.

I pacchetti si pagano con bonifico bancario o, dove disponibile, con carta tramite Stripe. Ogni acquisto di un pacchetto genera un'unica fattura; i consumi non sono pagamenti ma movimenti dei crediti, riepilogati in un estratto d'uso nell'area riservata, salvo l'extra-consumo dell'art. 5, che viene fatturato a parte.

Transito e conservazione usano crediti distinti e non intercambiabili: i crediti di transito non valgono per la conservazione e viceversa. In entrambi i casi i crediti non utilizzati valgono 3 anni dalla data di acquisto e non vengono azzerati a fine anno. A ogni ricarica si può scegliere un pacchetto diverso; i crediti residui si sommano ai nuovi.

4.1 Transito. Un credito di transito vale un documento: 1 credito = 1 documento, inviato o ricevuto. Il credito si consuma all'invio anche se il Sistema di Interscambio scarta la fattura; il reinvio della fattura corretta consuma un altro credito. I pacchetti di transito vanno da 10.000 a 250.000 documenti; oltre i 250.000 documenti si definisce un'offerta su misura. Setup e assistenza ordinaria sono inclusi.

4.2 Conservazione a norma (opzionale). Un credito di conservazione vale 1 anagrafica conservata per 1 anno e costa 3 €, prezzo fisso senza scaglioni. Un'anagrafica è ogni azienda o professionista di cui si conservano le fatture; il credito copre tutte le fatture, inviate e ricevute, di quell'anagrafica nell'anno. L'anagrafica entra in conservazione alla prima fattura che transita, inviata o ricevuta, e in quel momento consuma un credito. Il rinnovo scatta a 12 mesi dalla creazione di ciascuna anagrafica e consuma un altro credito; nuove anagrafiche e rinnovi valgono allo stesso modo. Il rinnovo non è obbligatorio: l'utente può interromperlo in qualsiasi momento, per singola anagrafica. La conservazione è svolta tramite un conservatore qualificato ai sensi delle Linee guida AgID (Intesi Group), per ciascun anno rinnovato e fino al periodo previsto dalla normativa (in generale 10 anni).

4.3 Firma digitale. Se attivata, la firma digitale dei documenti è inclusa nel servizio e non comporta costi aggiuntivi.

4.4 Operazioni gratuite. Validazioni, notifiche di stato e consultazione dei documenti non consumano crediti.

4.5 Listino. I prezzi sono quelli del listino pubblicato o comunicato all'utente, IVA esclusa salvo diversa indicazione. Le modifiche al listino sono comunicate con un preavviso di 30 giorni.

4.6 Attivazione della conservazione in un secondo momento. La conservazione si può attivare in qualsiasi momento, anche dopo un periodo di solo transito. Dall'attivazione, ogni anagrafica che invia o riceve un documento consuma un credito e viene conservata, comprese le anagrafiche già esistenti. I documenti transitati prima dell'attivazione non vengono conservati in automatico; su richiesta Zot li porta in conservazione con un preventivo dedicato in base al volume, con prezzo non predeterminato e diverso dai 3 € per anagrafica.

5. Crediti di transito esauriti ed extra-consumo

L'utente viene avvisato prima dell'esaurimento dei crediti di transito. Esauriti i crediti, il transito non si ferma subito: parte un periodo di grazia di 30 giorni durante il quale invio e ricezione proseguono in extra-consumo, al prezzo fisso di 0,09 € a documento, qualunque fosse il pacchetto precedente e senza limiti di quantità.

L'extra-consumo è fatturato a parte e deve essere saldato prima di poter effettuare una nuova ricarica: una ricarica non lo azzera. Trascorsi i 30 giorni senza una nuova ricarica, l'invio di nuove fatture si ferma fino all'acquisto di un nuovo pacchetto. La ricezione non viene bloccata: le fatture in ingresso continuano a essere registrate dal canale e vengono rilasciate all'utente nel momento in cui ricarica o salda l'extra-consumo. Nessuna fattura in ingresso va persa.

Per la conservazione, le nuove anagrafiche e quelle in scadenza restano fuori dalla conservazione finché l'utente non ricarica i crediti di conservazione; i documenti già in conservazione restano conservati a norma. Alla ricarica, Zot porta in conservazione anche le fatture transitate nel periodo scoperto per le anagrafiche che vengono attivate o rinnovate. Il dettaglio è all'art. 7.

6. Utilizzo corretto

È vietato usare il servizio per scopi illeciti o fraudolenti, trasmettere documenti per conto di soggetti per cui non si è legittimati, o trattare dati personali senza una base giuridica adeguata. In caso di violazione, BitBoss può sospendere o chiudere l'account senza preavviso e senza rimborso dei crediti relativi al periodo di violazione.

7. Conservazione a norma e cessazione

Se l'utente attiva la conservazione, i documenti sono conservati a norma di legge tramite un conservatore qualificato ai sensi delle Linee guida AgID (Intesi Group), per ciascun anno rinnovato e fino al periodo previsto dalla normativa (in generale 10 anni). L'obbligo di conservare i documenti per il periodo di legge resta in capo all'utente, in qualità di contribuente: BitBoss fornisce il servizio di conservazione per suo conto.

7.1 Solo transito. Per il solo transito non è prevista alcuna disdetta: l'utente smette semplicemente di ricaricare. I crediti residui restano utilizzabili fino alla scadenza; esauriti i crediti valgono i 30 giorni di extra-consumo dell'art. 5, dopodiché l'invio si ferma, mentre le fatture in ingresso continuano a essere registrate e vengono rilasciate all'utente alla ricarica (art. 5).

7.2 Cessazione con conservazione attiva. Se la conservazione è attiva, l'utente che vuole cessare deve inviare disdetta scritta con 3 mesi di preavviso. Durante i 3 mesi BitBoss continua a conservare le fatture che transitano e chiede al conservatore di aprire al cliente un'area dedicata, da cui il cliente scarica l'archivio completo delle fatture conservate per portarlo presso un altro conservatore. Al termine del preavviso, e comunque non prima di 30 giorni dall'apertura dell'area, le anagrafiche vengono rimosse dal conservatore. Da quel momento l'obbligo di conservazione per il periodo di legge resta in capo al cliente; BitBoss non conserva più nulla per suo conto.

7.3 Anagrafiche non rinnovate. Se i crediti di conservazione si esauriscono o l'utente non rinnova, per ogni anagrafica scoperta l'utente ha 3 mesi dalla scadenza dell'anagrafica per rinnovarla. Trascorsi i 3 mesi senza rinnovo, BitBoss chiede al conservatore di aprire al cliente un'area dedicata da cui scaricare i documenti di quell'anagrafica conservati fino a quel momento; dopo 30 giorni dalla messa a disposizione l'anagrafica viene rimossa dal conservatore. L'obbligo di conservazione per il periodo di legge resta in capo al cliente.

7.4 Crediti prepagati non utilizzati. I crediti prepagati, sia di transito sia di conservazione, non sono rimborsabili. Restano utilizzabili fino alla loro scadenza (3 anni dall'acquisto) finché l'account è attivo. Con la chiusura definitiva dell'account i crediti residui non utilizzati decadono e non danno diritto a rimborso.

7.5 Consegna dell'archivio. L'archivio è messo a disposizione dal conservatore in un'area dedicata al cliente, nel formato di esportazione prodotto dal conservatore stesso, riutilizzabile presso un altro conservatore. L'area resta disponibile per almeno 30 giorni dall'apertura; il cliente è tenuto a scaricare l'archivio entro quel termine.

7.6 Disdetta senza preavviso. Il preavviso di 3 mesi dell'art. 7.2 serve a gestire l'uscita in modo ordinato. Se la disdetta arriva senza preavviso non si applica alcuna penale: ogni anagrafica segue comunque l'art. 7.3, cioè resta conservata fino alla propria scadenza annuale e per i 3 mesi di grazia successivi, dopodiché viene messa a disposizione per il download e rimossa dal conservatore (art. 7.3). In questo periodo l'utente non deve rinnovare e non gli vengono addebitati nuovi crediti; i crediti già spesi per l'anno in corso non sono rimborsati (art. 7.4).

La cancellazione del Dominio e degli account va richiesta dal cliente (art. 13).

8. Obblighi dell'utente sul contenuto

L'utente è l'unico responsabile della correttezza, della completezza e della conformità fiscale dei dati e dei documenti trasmessi, inclusi i dati identificativi e fiscali dei destinatari. BitBoss non risponde di sanzioni, contestazioni, scarti da parte dello SdI o altri danni derivanti da documenti non conformi predisposti dall'utente.

9. Il nostro impegno sul Servizio

BitBoss eroga il servizio con diligenza professionale e si impegna a mantenerlo operativo e accreditato presso lo SdI. Può effettuare manutenzioni, aggiornamenti e interventi tecnici, dandone per quanto possibile avviso, e può modificare o migliorare le funzionalità nel tempo. Il servizio è fornito in modalità "best effort": non è garantito un livello minimo di disponibilità (uptime).

10. Limitazione di responsabilità

Il servizio è fornito "così com'è". Nei limiti consentiti dalla legge, BitBoss non risponde di:

• contenuto e conformità fiscale delle fatture, che competono all'utente;
• disservizi, ritardi o malfunzionamenti dello SdI, di Stripe o di altri terzi non dipendenti da BitBoss;
• perdite di dati, attacchi informatici o interruzioni non imputabili a BitBoss;
• danni indiretti o mancato guadagno.

Il tetto massimo di responsabilità di BitBoss verso l'utente è pari agli importi consumati o pagati dall'utente nei 3 mesi precedenti l'evento dannoso.

Nessuna esclusione o limitazione di questo articolo si applica ai casi di dolo o colpa grave, né ai danni che per legge non possono essere esclusi o limitati.

11. Protezione dei dati personali

Il trattamento dei dati personali è disciplinato dalla Privacy Policy (per i dati di cui BitBoss è titolare) e dal DPA (per i dati delle fatture, di cui BitBoss è responsabile per conto dell'utente). L'utente è Titolare del trattamento e BitBoss è Responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR; dove l'utente tratta dati per conto di terzi, BitBoss agisce come sub-responsabile. L'utente si impegna a fornire ai propri clienti l'informativa prevista dagli artt. 13-14 GDPR.

12. Proprietà intellettuale

La piattaforma Zot, il software, le API, la documentazione, i marchi, i loghi e i domini appartengono a BitBoss. L'utente riceve il diritto di usare il servizio secondo questi Termini e non acquisisce alcun diritto di proprietà intellettuale.

13. Durata, recesso e sospensione

Il contratto ha durata indeterminata. Il Dominio è l'area del cliente in cui transitano le sue fatture; gli account sono gli utenti, amministratori o base, che accedono al Dominio. Il recesso segue l'art. 7: per il solo transito il cliente smette di ricaricare senza disdetta; se la conservazione è attiva è richiesta la disdetta scritta con 3 mesi di preavviso.

Il cliente non può cancellare autonomamente il Dominio né gli account: la cancellazione va richiesta scrivendo a hey@bitboss.it o alla PEC bitboss@pec.it. I documenti transitati restano consultabili nel Dominio fino alla sua chiusura: il cliente è tenuto a salvarne copia prima di richiederla, perché dopo la chiusura non sono più accessibili. Per i documenti in conservazione si applica l'art. 7: l'archivio viene messo a disposizione tramite il conservatore e le anagrafiche vengono rimosse. BitBoss chiude il Dominio entro 30 giorni dalla richiesta, o dalla fine del preavviso se la conservazione è attiva.

14. Legge applicabile e foro competente

Questi Termini sono regolati dalla legge italiana. Le controversie vanno prima affrontate in via amichevole; in mancanza di accordo è competente in via esclusiva il Foro di Torino.

15. Disposizioni finali

L'invalidità di una clausola non pregiudica le altre. Questi Termini sostituiscono ogni accordo precedente sull'oggetto del servizio. La mancata applicazione di una clausola non vale come rinuncia a farla valere in futuro.

Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026